Gerade jetzt sicher, tragfähig entscheiden – auch online

Wie man in Krisensituationen handlungsfähig bleibt

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Für die Online-Zusammenarbeit existieren vortreffliche Tools. Sie unterstützen dabei, gemeinsam in Dokumenten zu arbeiten oder Termine zu finden. Ergänzende Cloudanwendungen gibt es zuhauf. Doch gerade wo das höchste Konfliktpotenzial schlummert, fehlt fundierte Online-Unterstützung: für Team-Entscheidungen. Ein spezialisierter österreichischer Softwarehersteller unterstützt Teams in der aktuellen Krise und stellt seine Software bis Ende Juni kostenlos bereit. Das ist der erste von zwei Schritten zur Rettung des Miteinanders in schwierigen Zeiten.

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Es bleibt nur noch eine Stunde, bis sich das Team auf eine Aussage zur neuen Kampagne geeinigt haben soll. Kundenberaterin Susann rauft sich die Haare. Dringende Mails kommen mit Abwesenheitsnotiz zurück. Ihre drei letzten Anrufversuche landeten in der Mailbox-Sackgasse. Gerade jetzt, kurz vor der Deadline, geht es nicht voran. ›Das kann es doch nicht sein‹, denkt sie bei sich. ›Es muss doch möglich sein, schnell auf den Punkt zu kommen – auch wenn halb Deutschland zu Home-Office verdonnert ist‹. Doch wie schnell entscheiden, wenn man nicht an einem Tisch sitzt und zeitversetzt arbeitet? Mit einem dazu passenden Tool!

Erste Hilfe für Online-Entscheidungen

internet whatsapp smartphone kommunikation telefon | Creative Commons CC0 1.0 Universal Public Domain; Dedication via PixabayNicht nur, dass der österreichische Software-Hersteller Acceptify eine passende Lösung für Online-Entscheidungen anbietet. Angesichts der aktuellen Situation hat man sich dort entschlossen, Acceptify allen Teams, Unternehmen und Organisationen zur Verfügung zu stellen – für alle kostenlos bis Ende Juni 2020.

Sinnvoll wäre jetzt jedoch, dass man nicht blindlings online in die üblichen Meeting-Fallen läuft. Besprechungen haben selbst in normalen Zeiten nicht den besten Ruf. Das wird auch mit Skype und Zoom nicht besser. Darüber hinaus wollen wenige das Team in das eigene Heimbüro spinksen lassen. Eigentlich braucht es für gute Online-Entscheidungen nur zwei Komponenten …

1.)     Ein Entscheidungsverfahren für konfliktfreie Entscheidungen

Ein negativer Effekt lässt sich bei vielen Entscheidungsprozessen beobachten. Ein Teil der Beteiligten fühlt sich als Verlierer, weil sie überstimmt wurden. Da ist die Motivation nicht besonders groß, das Resultat mitzutragen oder umzusetzen. Kaum bewusst ist, dass dies beim häufig verwendeten Mehrheitsprinzip die Regel ist. Schon die verfahrenstypische Frage macht dies deutlich: Wer ist dafür, wer dagegen?

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Hilfreich und erprobt ist seit Jahrzehnten Systemisches Konsensieren (SK-Prinzip). Statt die Frage des Mehrheitsprinzips mit Ja oder Nein zu beantworten, wird jede Option mit Punkten bewertet. Das wäre noch nichts Neues. Doch die beim SK-Prinzip vergebenen Punkte spiegeln Bedenken wider, geben die Höhe der Einwände des Widerstands zur jeweiligen Option an. So wird genau das gemessen, was in den meisten Fällen unter der Decke bleibt – oder erst auf den Fluren nach dem Meeting laut ausgesprochen wird. Aus den übrig gebliebenen, nicht vergebenen Einwandspunkten wird die Gruppenakzeptanz ermittelt. Wurden 12 von 80 maximal möglichen Widerstandspunkten in der Gruppe vergeben, bedeutet dies 15 % Gruppenwiderstand – im Umkehrschluss 85 % Gruppenakzeptanz.

Darüber hinaus beinhaltet das SK-Prinzip eine weitere Besonderheit. Auch der Status quo – das Nicht-Entscheiden – wird aktiv mitbewertet. Auf diese Weise wird nun möglich, die Nichtentscheidung aktiv zu bewerten. Diese Option wird Passivlösung oder Passivoption genannt. Aus ihrer Bewertung wird viel deutlich. Sie markiert die Schwelle, ab der das Team ein Verbesserungspotenzial zum Istzustand sieht.

Nach einer anfänglichen Phase des Umdenkens funktioniert es sehr einfach. Bei schnellen Entscheidungen braucht es in tatsächlichen Meetings nur Handzeichen zur Bewertung der einzelnen Optionen. In Workshops wundern sich Teilnehmende immer wieder, wieso darauf nicht schon vorher jemand gekommen ist. Und gerade jetzt in angespannten Zeiten ist es besonders wichtig: das konfliktarme Entscheiden mit dem SK-Prinzip funktioniert auch online.

2.)     Ein Online-Werkzeug auch für komplexe Themen

Das größte Risiko bei Online-Entscheidungen sind die Nebeneffekte abseits der Sachebene. Mitunter gibt es Unmut, weil gute Argumente nicht ankommen. Diese Störungen kennt vermutlich jeder aus missverstandenen E-Mails, WhatsApp-Nachrichten oder Posting-Kommentaren. Auch bei Videokonferenzen sind derartige Störungen oft kaum auszumachen. Wie kann man sie minimieren oder gar verhindern?

Hilfreich ist ein (Online-)Werkzeug, das alle für Aufgabe und Ideen notwendigen Informationen abbildet. Es sollte einen Austausch im Team ermöglichen und die abschließende Bewertung. Man könnte meinen, die üblichen Online-Umfragewerkzeuge genügen. Doch da hakt es oft am oben beschriebenen Effekt des Entscheidungsverfahrens. Das häufig genutzte Mehrheitsverfahren – wer ist dafür, wer dagegen – ist eine häufige Ursache für schlechte Entscheidungen und daraus resultierenden Unmut.

Das Online-System Acceptify kombiniert die Vorteile des SK-Prinzips mit dem notwendigen Funktionsumfang. Jeder hat die Möglichkeit, eine ›Konsensierung‹ genannte Abstimmung aufzusetzen – sowie Fristen für die Ideensammlung und deren Bewertung festzulegen. Wenn gewünscht, können aus dem System heraus Teilnehmende per E-Mail eingeladen werden. Das hat den Vorteil, Erinnerungen zu neuen Vorschläge, Ergänzungen, Fragen und Kommentaren automatisch zu erhalten.

stadt panorama smartphone steuerung platine | Creative Commons CC0 1.0 Universal Public Domain; Dedication via PixabayAlle Beteiligten sammeln nun Ideen und Vorschläge. Im System können dazu Verständnisfragen gestellt sowie Vor- und Nachteile ergänzt werden. Zu guter Letzt werden alle Ideen und Vorschläge von jeder Person bewertet – mit Einwandspunkten, wie oben beschrieben. In der anschließenden Darstellung sind alle Vorschläge nach Höhe der Gruppenakzeptanz geordnet.

Jetzt Online-entscheiden üben

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Nun ist die Zeit gekommen, genau dies praktisch zu üben. Die aktuelle Situation der Schulschließungen zwingt viele Eltern ins Home-Office. Dort sollen sie ihre Kinder betreuen und gleichzeitig ihren Job erledigen. Für Unternehmen und alle Beteiligten ist es gerade jetzt essenziell, weiter handlungsfähig zu bleiben. Dazu gehört, gemeinsam schnell, effizient und tragfähig zu entscheiden.

Diese brisante Situation versuchen auch große Software-Hersteller abzumildern Das Online-Bewertungs- & Entscheidungs-System Acceptify wird allen Menschen und Unternehmen kostenlos ab sofort zur Verfügung gestellt. Jedes noch so weit verstreute Team – und jede Familie – kann nun gemeinsam rund um die Uhr Themen bearbeiten, Ideen sammeln, Probleme lösen und entscheiden. Es funktioniert ganz einfach – in drei Schritten:

Das Thema benennen

elefon mobil anruf samsung iphone sms | Creative Commons CC0 1.0 Universal Public Domain; Dedication via PixabaySinnvoll ist, das Thema als Fragestellung anzugeben, auf die nun Antworten zu suchen sind. Etwa: Wie gehen wir mit der für Juni geplanten Kundenveranstaltung um? In der zusätzlichen Beschreibung werden die Rahmenbedingungen geschildert. Zum Beispiel: Wir können aus dem Mietvertrag der Räumlichkeiten nicht mehr aussteigen. Ergänzt wird diese Beschreibung gegebenenfalls durch eine vorgegebene Passivoption, wie oben beschrieben.

Viele Ideen sammeln

Die eingeladenen Mitmenschen sammeln nun Ideen im vorgegebenen Zeitraum. Wie in Kreativprozessen üblich, geht es hier darum, viele Ideen zu sammeln. So kann man sich gegenseitig inspirieren. Je nach Voreinstellung können Fragen gestellt, Vor- und Nachteile sowie Ergänzungen zu jeder Option angegeben werden.

Alle Ideen und Optionen bewerten

Zu guter Letzt können alle Beteiligten die gesammelten Ideen bewerten. Im Online-System lassen sich Einwandspunkte von 0 bis 10 Punkten vergeben, wobei 0 gleichbedeutend ist mit ›null Einwände‹ und 10 mit ›maximaler Widerstand‹.

Am Ende der Bewertungsfrist lässt sich aus einer Darstellung die Gruppenakzeptanz ablesen. Dieses Meinungsbild ist die Grundlage für weitere Schritte. Wenn sich alle einig sind, was die beste Lösung ist, geht es in die Umsetzung. Sollten bei Ideen mit hoher Gruppenakzeptanz auch noch hohe Einwandswerte auftauchen, werden Hintergründe, Informationen und Fakten zu den Bedenken ausgetauscht. Vielleicht ändern sich jetzt Bewertungen oder es kommen neue Ideen hinzu.

porträt frau dame kaffee bar telefon straße | Creative Commons CC0 1.0 Universal Public Domain; Dedication via Pixabay

Einfach ausprobieren

Probieren Sie es einfach aus. Vermutlich gib es gerade genügend Entscheidungen, die zu treffen sind. Hier geht es los: acceptify.at

Oder wollen Sie es einfach einmal selbst ausprobieren? Dann hier:

Hilfe und Unterstützung

Haben Sie Fragen, benötigen Sie Hilfe oder Unterstützung beim Online-Entscheiden? Dann nutzen Sie eine der drei Möglichkeiten hier:

  1. Schreiben Sie mir eine Nachricht via Kontaktformular …
  2. Schreiben Sie mir eine E-Mail mit Betreff ›Frage zum Online-Entscheiden‹ …
  3. Geben Sie hier unterhalb dieses Artikels als Kommentar Ihre Frage ein!

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