Der schnelle Weg zu mehr Kreativität, Innovationen und Lösungen

Agile Meetings garantieren Effektivität in Besprechungen.

Hier geht es weniger darum, eine Organisation oder Abteilungen komplett auf den Kopf zu stellen – sie auf agil zu trimmen. Es geht um Besprechungen, in denen Entscheidungen effizient getroffen werden sollen. Die Weisheit der Vielen nutzen zu können bedingt, unterschiedliche Menschen zusammen zu bringen. Doch wie kommt man dann schnell zu tragfähigen Ergebnissen?

Große und größte Organisationen suchen einen Ausweg aus den klassisch, hierarchischen Strukturen. Agilität ist als Lösungsansatz in aller Munde. Doch wie wahrscheinlich ist es, eine komplette Organisation auf diese Weise in kurzer Zeit umstellen zu können – selbst im Mittelstand? Ich halte es für sinnvoller dort anzusetzen, wo Informationen schnell fließen oder tragfähige Entscheidungen getroffen werden sollen. In Besprechungen geht es um zwei wesentliche Faktoren, die ein Unternehmen erfolgreich machen: Informationen und Weichenstellungen. Wie wäre es, das Beste aus verschiedenen Welten zu nutzen, um besser vorwärts zu kommen?

Ich persönlich setze auf eine paradoxe Kombination: Mehr Struktur und mehr Kreativität. In agilen Meetings wird viel weniger diskutiert, doch dafür kommen alle möglichen Ideen auf den Tisch – Beschlüsse werden schneller gefasst und nächste Schritte konsequent festgelegt. Insgesamt werden Besprechungen so deutlich produktiver und deutlich kürzer.

Besprechungsfallen

Solange Meetings der Informationsverteilung dienen, genügen Kommunikations-Disziplin und gute Vorbereitung. Schwieriger sind Besprechungen zu handhaben, in denen schnell Lösungen für Probleme gefunden gefunden oder kreative Innovationen, neue Wege gefunden werden sollen. Die typischen Fallen:

  • Bei jeder Idee wird zunächst diskutiert, ob sie funktioniert;
  • Einwände und Bedenken nehmen großen Raum ein;
  • Detaildiskussionen gehen zu sehr in die Tiefe;
  • Die Kreativität geht verloren;
  • Es entstehen Lager von Befürwortern und Gegnern;
  • Einige dominieren die Diskussion, andere schalten ab;
  • Latente Unzufriedenheit trotz gemeinsamer Abstimmung und Beschlüsse.

Mehr als nur Moderationstechnik

In den überwiegenden Fällen helfen klare Strukturen und Abläufe, die üblicherweise zähen Besprechungen wieder zu beleben. Bei Meinungsverschiedenheiten hilft die Einsicht, dass auch in gegenseitigen Ansichten Lösungspotenzial steckt. Eine Kombination aus Struktur und Abstimmungsverfahren bringt die Wende und belebt die Fantasie. Die Einwände werden institutionalisiert – erst für ein Stimmungsbild, später für die Beschlüsse:

Die strikte Trennung von Informations-, Kreativ- und Beschluss-Phase gewährleistet, dass Gruppenintelligenz sich entwickeln, die Weisheit der Vielen genutzt werden kann:

  1. In der Informations-Phase wird geklärt, worum es geht, was die Rahmenbedingungen des Themas sind, welche Eigenschaften einen gute Lösung haben sollte, wie die Frage lautet, auf die eine Antwort zu finden ist.
  2. In der Kreativ-Phase werden möglichst viele Ideen gesammelt, ohne dass in eine Diskussion eingestiegen oder gar schon bewertet wird.
  3. Aus diesem Fundus an Ideen und Möglichkeiten wird ein Stimmungsbild erzeugt. Das heißt, es wird bewertet und sofort klar – von welchen Ansätzen sich die Gruppe die größten Chancen verspricht.

Die Veränderung der Reihenfolge garantiert eine Vielzahl von Ideen. Das Stimmungsbild macht deutlich, was überhaupt zur Debatte steht. Erst jetzt erforscht die Gruppe die unterschiedlichen Meinungen und Sichtweisen zu den einzelnen Punkten.

Auch hier empfehle ich eher eine klare Struktur, anstatt des üblichen, offenen Schlagabtauschs der Argumente. Jede beteiligte Person kann Vor- und Nachteile zu den Vorschlägen ergänzen. So wird deutlich, wo genau die Schwachpunkte und Stärken der einzelnen Optionen liegen. Erst jetzt werden alle weiteren Details in einer offenen Diskussion erörtert – bevor es in die letzte Abstimmung geht, Beschlüsse gefasst und Aufgaben verteilt werden.

Erfahrungen

Wenn ich Meetings moderiere, frage ich gelegentlich: »Wie lange würden Sie benötigen, um aus dieser Ideensammlung die drei aussichtsreichsten Positionen zu bestimmen?« Nicht selten erhalte ich Antworten, die tief blicken lassen: von »Tagen« bis hin zu »Das würden wir ohne fremde Hilfe nicht schaffen«.

Zeit ist in Wirtschaftsunternehmen ein kostbares Gut. Und genau hier kann man ansetzen, denke ich. Besprechungen mit tragfähigen Entscheidungen in kürzester Zeit bedeutet auf der anderen Seite: Mehr Raum für das Wesentliche – die Umsetzung der Ideen.

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