Der schnelle Weg zu mehr Kreativität, Innovationen und Lösungen

Agile Meetings garantieren Effektivität in Besprechungen.

Hier geht es weni­ger dar­um, eine Orga­ni­sa­ti­on oder Abtei­lun­gen kom­plett auf den Kopf zu stel­len – sie auf agil zu trim­men. Es geht um Bespre­chun­gen, in denen Ent­schei­dun­gen effi­zi­ent getrof­fen wer­den sol­len. Die Weis­heit der Vie­len nut­zen zu kön­nen bedingt, unter­schied­li­che Men­schen zusam­men zu brin­gen. Doch wie kommt man dann schnell zu trag­fä­hi­gen Ergebnissen?

Gro­ße und größ­te Orga­ni­sa­tio­nen suchen einen Aus­weg aus den klas­sisch, hier­ar­chi­schen Struk­tu­ren. Agi­li­tät ist als Lösungs­an­satz in aller Mun­de. Doch wie wahr­schein­lich ist es, eine kom­plet­te Orga­ni­sa­ti­on auf die­se Wei­se in kur­zer Zeit umstel­len zu kön­nen – selbst im Mit­tel­stand? Ich hal­te es für sinn­vol­ler dort anzu­set­zen, wo Infor­ma­tio­nen schnell flie­ßen oder trag­fä­hi­ge Ent­schei­dun­gen getrof­fen wer­den sol­len. In Bespre­chun­gen geht es um zwei wesent­li­che Fak­to­ren, die ein Unter­neh­men erfolg­reich machen: Infor­ma­tio­nen und Wei­chen­stel­lun­gen. Wie wäre es, das Bes­te aus ver­schie­de­nen Wel­ten zu nut­zen, um bes­ser vor­wärts zu kommen?

Ich per­sön­lich set­ze auf eine para­do­xe Kom­bi­na­ti­on: Mehr Struk­tur und mehr Krea­ti­vi­tät. In agi­len Mee­tings wird viel weni­ger dis­ku­tiert, doch dafür kom­men alle mög­li­chen Ideen auf den Tisch – Beschlüs­se wer­den schnel­ler gefasst und nächs­te Schrit­te kon­se­quent fest­ge­legt. Ins­ge­samt wer­den Bespre­chun­gen so deut­lich pro­duk­ti­ver und deut­lich kürzer.

Besprechungsfallen

Solan­ge Mee­tings der Infor­ma­ti­ons­ver­tei­lung die­nen, genü­gen Kom­mu­ni­ka­ti­ons-Dis­zi­plin und gute Vor­be­rei­tung. Schwie­ri­ger sind Bespre­chun­gen zu hand­ha­ben, in denen schnell Lösun­gen für Pro­ble­me gefun­den gefun­den oder krea­ti­ve Inno­va­tio­nen, neue Wege gefun­den wer­den sol­len. Die typi­schen Fallen:

  • Bei jeder Idee wird zunächst dis­ku­tiert, ob sie funktioniert;
  • Ein­wän­de und Beden­ken neh­men gro­ßen Raum ein;
  • Detail­dis­kus­sio­nen gehen zu sehr in die Tiefe;
  • Die Krea­ti­vi­tät geht verloren;
  • Es ent­ste­hen Lager von Befür­wor­tern und Gegnern;
  • Eini­ge domi­nie­ren die Dis­kus­si­on, ande­re schal­ten ab;
  • Laten­te Unzu­frie­den­heit trotz gemein­sa­mer Abstim­mung und Beschlüsse.

Mehr als nur Moderationstechnik

In den über­wie­gen­den Fäl­len hel­fen kla­re Struk­tu­ren und Abläu­fe, die übli­cher­wei­se zähen Bespre­chun­gen wie­der zu bele­ben. Bei Mei­nungs­ver­schie­den­hei­ten hilft die Ein­sicht, dass auch in gegen­sei­ti­gen Ansich­ten Lösungs­po­ten­zi­al steckt. Eine Kom­bi­na­ti­on aus Struk­tur und Abstim­mungs­ver­fah­ren bringt die Wen­de und belebt die Fan­ta­sie. Die Ein­wän­de wer­den insti­tu­tio­na­li­siert – erst für ein Stim­mungs­bild, spä­ter für die Beschlüsse:

Die strik­te Tren­nung von Informations‑, Krea­tiv- und Beschluss-Pha­se gewähr­leis­tet, dass Grup­pen­in­tel­li­genz sich ent­wi­ckeln, die Weis­heit der Vie­len genutzt wer­den kann:

  1. In der Infor­ma­ti­ons-Pha­se wird geklärt, wor­um es geht, was die Rah­men­be­din­gun­gen des The­mas sind, wel­che Eigen­schaf­ten einen gute Lösung haben soll­te, wie die Fra­ge lau­tet, auf die eine Ant­wort zu fin­den ist.
  2. In der Krea­tiv-Pha­se wer­den mög­lichst vie­le Ideen gesam­melt, ohne dass in eine Dis­kus­si­on ein­ge­stie­gen oder gar schon bewer­tet wird.
  3. Aus die­sem Fun­dus an Ideen und Mög­lich­kei­ten wird ein Stim­mungs­bild erzeugt. Das heißt, es wird bewer­tet und sofort klar – von wel­chen Ansät­zen sich die Grup­pe die größ­ten Chan­cen verspricht.

Die Ver­än­de­rung der Rei­hen­fol­ge garan­tiert eine Viel­zahl von Ideen. Das Stim­mungs­bild macht deut­lich, was über­haupt zur Debat­te steht. Erst jetzt erforscht die Grup­pe die unter­schied­li­chen Mei­nun­gen und Sicht­wei­sen zu den ein­zel­nen Punkten.

Auch hier emp­feh­le ich eher eine kla­re Struk­tur, anstatt des übli­chen, offe­nen Schlag­ab­tauschs der Argu­men­te. Jede betei­lig­te Per­son kann Vor- und Nach­tei­le zu den Vor­schlä­gen ergän­zen. So wird deut­lich, wo genau die Schwach­punk­te und Stär­ken der ein­zel­nen Optio­nen lie­gen. Erst jetzt wer­den alle wei­te­ren Details in einer offe­nen Dis­kus­si­on erör­tert – bevor es in die letz­te Abstim­mung geht, Beschlüs­se gefasst und Auf­ga­ben ver­teilt werden.

Erfahrungen

Viel­leicht ist die Art, wie Ent­schei­dun­gen gefällt wer­den, ein Syn­onym für die Qua­li­tät des Mit­ein­an­ders. Ins­be­son­de­re, wenn es um abtei­lungs­über­grei­fen­de The­men geht. Wie sehr wird die Orga­ni­sa­ti­on von Ego­is­men getrie­ben? Wie sehr geht es dar­um, eige­ne Besitz­stän­de zu wah­ren – auch, wenn es auf Kos­ten aller geht?

Wenn ich Mee­tings mode­rie­re, fra­ge ich gele­gent­lich: »Wie lan­ge wür­den Sie benö­ti­gen, um aus die­ser Ideen­samm­lung die drei aus­sichts­reichs­ten Posi­tio­nen zu bestim­men?« Nicht sel­ten erhal­te ich Ant­wor­ten, die tief bli­cken las­sen: von »Tagen« bis hin zu »Das wür­den wir ohne frem­de Hil­fe nicht schaf­fen«. Zeit ist in Wirt­schafts­un­ter­neh­men ein kost­ba­res Gut. Und genau hier kann man anset­zen, den­ke ich. Bespre­chun­gen mit trag­fä­hi­gen Ent­schei­dun­gen in kür­zes­ter Zeit bedeu­tet auf der ande­ren Sei­te: Mehr Raum für das Wesent­li­che – die Umset­zung der Ideen.

In den meis­ten Unter­neh­men wer­den Pro­zes­se ein­ge­hend beleuch­tet – ins­be­son­de­re, wenn Feh­ler auf- oder Schä­den ein­tre­ten. Wenn Kun­den unzu­frie­den sind, liegt die Not­wen­dig­keit auf der Hand. Wie­so soll­te man dann nicht auch bei Bespre­chun­gen anders vor­ge­hen, wenn die Kos­ten so hoch sind und die Akzep­tanz so gering? Die Ent­schei­dungs­fin­dung ist ein Teil­pro­zess des Unter­neh­mens. Die­ser Pro­zess gehört eben­so qua­li­täts­ge­si­chert und kon­ti­nu­ier­lich ver­bes­sert, wie Pro­duk­ti­on und Dienstleistungen.

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