Zutaten zum Zaubertrank für Besprechungen mit Ergebnis

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Wie kommt die Magie in Magic✯Meetings? Teil 1

Eine Besprechungsszene im Wald: Ein Mann steht vor einer Leinwand, drei andere Menschen sitzen am Besprechungstisch und hören dem ersten zu.

Das Video von Steife Brise, Company Companions und Blickwechsel TV zeigt wun­der­bar, wie Meetings häu­fig ablau­fen. Darüber hin­aus ent­hält es wert­vol­le Tipps, die das Fundament eines jeden guten Meetings bil­den. Doch was ist eigent­lich der Unterschied von gut orga­ni­sier­ten und Magic✯Meetings? Worin steckt die Magie? Und was am aller­wich­tigs­ten ist: Was haben Mitarbeitende, Teams und Unternehmen davon?

Im Film fin­den Sie wert­vol­le Tipps, auf die ich hier ein­ge­he. Dabei geht es weni­ger dar­um, wo ich der­sel­ben oder ande­rer Meinung bin. Wichtiger ist hier der Ausblick auf wei­te­re, wert­vol­le Optionen. Hier fin­den Sie Impulse als Wegweiser zu Meetings mit leicht erziel­ten Ergebnissen und trag­fä­hi­gen Beschlüssen.

Der Kampf gegen die Meeting-Manie

Im Film wird deut­lich, wie Meetings ablau­fen kön­nen. Ich wun­de­re mich, wie akzep­tiert die dort gezeig­ten Verhaltensweisen sind. Etwa, dass Zuspätkommer alle ande­ren auf­hal­ten. Oder die offen­sicht­li­che Abwesenheit ein­zel­ner durch Ablenkung. Oder aber die stoi­sche Haltung gegen­über zwang­haf­ten Erklärungsschleifen – auch wenn nie­mand danach gefragt hat, und sie kei­ne neu­en Informationen brin­gen. Doch nun zu den Tipps:

Meetings ver­mei­den

Gesicht eines Mannes, der gelangweilt schaut.

Auch ich bin ein Gegner von Jour-fixen, Referatsrunden oder allen ande­ren peri­odisch statt­fin­den­den Treffen, die aus­schließ­lich der Informationsverteilung die­nen, kei­ne Neuigkeiten beinhal­ten, son­dern nur der Statusabfrage die­nen. Ich den­ke, die­se Treffen gehö­ren eli­mi­niert – viel­leicht gar alle, aus denen kei­nen Entscheidungen her­vor­ge­hen sollen.

Im Zeitalter digi­ta­ler Kommunikation kön­nen Informationen auf man­nig­fal­ti­ge Weise ver­teilt wer­den. Sie gehö­ren aller­dings auch so gut auf­be­rei­tet, dass sie auch ger­ne kon­su­miert wer­den. Operettenhafte Memos gehö­ren aus­drück­lich nicht dazu.

Wie wäre es, wenn alle für den Job not­wen­di­gen Informationen auf einen Blick und nahe­zu über­all prä­sent wären – etwa in Management- und Informations-Cockpits oder Intranet-Seiten – wenn ein Blick pro Tag genü­gen wür­de, um up to date zu sein?

Meeting-Ziele for­mu­lie­ren

Mein ers­ter Managementlehrer implan­tier­te mir vor über drei­ßig Jahren den Satz: Wer fragt, der führt. Seither bin ich ein Anhänger der Vorgehensweise, die Ausrichtung auf Ziele in (offe­ne) Fragen zu klei­den. Für mich ist die Fähigkeit, die rich­ti­gen Fragen stel­len zu kön­nen, ech­tes Leadership – auch und gera­de in Zeiten digi­ta­ler Kommunikation.

Oft glau­ben füh­ren­de Menschen, sie müss­ten die bes­se­ren oder gar rich­ti­gen Antworten haben. Diese Haltung spie­gelt sich häu­fig in Meetings wider. Ich glau­be, dies ist ein echt leis­tungs­fä­hi­ger Motivationskiller: alle wis­sen vor­her, wie das Meeting hin­ter­her ausgeht.

Was hal­ten Sie davon, wenn Sie in ein Meeting kom­men, um an der Fragestellung zu arbei­ten: Wie kön­nen wir den Umsatzeinbruch von 12,25 % im Auftragseingang kom­pen­sie­ren – statt der Meeting-Agenda: Wie kön­nen wir in ihrer Abteilung 12,25 % ein­spa­ren? Würde Sie da nicht auch das Gefühl beschlei­chen, die Würfel sei­en längst gefallen?

Weniger Teilnehmende einladen

Hier bin ich zwie­ge­spal­ten: zum einen ist Gruppenintelligenz eine enor­me Wirkkraft für Kreativität, Tragfähigkeit und Motivation. Ich hal­te sie für die Gegenkraft zu Ansätzen, Methoden und Lösungen, die durch gleich­blei­ben­de Personen(gruppen) erar­bei­tet wer­den. Die Weisheit der Vielen beinhal­tet vie­le ver­schie­de­ne Sichtweisen hete­ro­ge­ner Gruppen – ein enorm wert­vol­les Potenzial.

Oft genug erle­be ich, dass Personen behaup­ten, sie hät­ten zu dem Thema nichts bei­zu­tra­gen. Später bril­lie­ren dann genau die­se mit wirk­sa­men, wich­ti­gen und unkon­ven­tio­nel­len Ideen oder Einwänden, die den ent­schei­den­den Fortschritt bringen.

Wie wäre es, wenn nur noch frei­wil­lig Teilnehmende in Meetings oder Versammlungen säßen – die­je­ni­gen, die für das Thema wirk­lich Feuer und Flamme sind? Wer, wenn nicht die Betroffenen wis­sen, was geht und was nicht? Wie leicht wür­den beschlos­se­ne Maßnahmen umge­setzt, wenn Ideen gemein­sam erar­bei­tet und beschlos­sen wor­den wären?

Zeit beach­ten

Einhundert Prozent Zustimmung! Der Volksmund sagt: Pünktlichkeit ist eine Zier, doch wei­ter kommt man ohne ihr. Da steckt viel Tiefe drin.

Wenn ich selbst nicht pünkt­lich kom­me, erzeugt dies ein Bild in den Köpfen ande­rer. Etwa, wie ich mich orga­ni­sie­re; was ich von den ande­ren oder dem Thema hal­te; wie wich­tig es mir ist, zusam­men zu arbei­ten oder zu par­ti­zi­pie­ren; wie sehr man auf mich zäh­len kann; wie ver­bind­lich und zuver­läs­sig ich bin.

Wie wäre es, wenn ich mir ein­mal bewusst­ma­che, wel­ches Bild ich in Teams oder beim Management abge­ben möch­te? Würde ich dann immer noch zu spät kom­men? Oder möch­te ich offen und klar zu mei­ner Autonomie, mei­ner Art, gar mei­nem Einzelkämpfertum stehen?

Und dar­über hin­aus: Wie wäre es, wenn jeder auf sei­ne Redezeit ach­tet und sich mit maxi­mal drei Minuten begnügt?

Klare Vereinbarungen treffen

Viele Gespräche mit mei­nen spä­te­ren Auftraggebern begin­nen mit der Klage, dass Vereinbarungen nicht ein­ge­hal­ten und getrof­fe­ne Beschlüsse nicht umge­setzt wer­den. Auch das ist eine Form von Nachhaltigkeit – nicht immer wie­der und erneut in die glei­chen Aufgabenstellungen inves­tie­ren zu müssen.

Wie wäre es, wenn am Ende eines jeden Themas eine Tabelle im Memo ste­hen wür­de mit den Spaltentiteln hier?

  • Wer;
  • (macht) was;
  • bis wann;
  • gibt Rückmeldung an;
  • wird unter­stützt durch.

Der ent­schei­den­de Unterschied

Nennen Sie es Delegieren einer Aufgabe, Verhandlung oder Partizipation: Mir geht es klar um Besprechungen mit Ergebnissen. Unter Ergebnissen ver­ste­he ich Entscheidungen, Beschlüsse, Beschlussvorlagen oder wenigs­tens ein qua­li­ta­ti­ves Meinungsbild. Bei mir sind Sie rich­tig, wenn Sie eben­sol­che Versammlungen, Meetings und Besprechungen im Unternehmen ver­an­kern wollen.

Sie Ansatzpunkte sind viel­fäl­tig: als Anteil in einem krea­ti­ven Entwicklungsprozess für ein Produkt; bei einer Visions- & Strategieentwicklung; der Überarbeitung des Portfolios; in nahe­zu allen Treffen, in denen Probleme oder Konflikte bear­bei­tet wer­den sol­len; in Verhandlungen, in den Details einer Zusammenarbeit oder der Unternehmensnachfolge fest­ge­zurrt wer­den sol­len. In all die­sen wich­ti­gen und ent­schei­den­den Zusammenkünften hilft Ihnen das Konzept, das ich Magic✯Meetings getauft habe.

Fragen Sie!

Haben Sie einen spe­zi­el­len Fall und benö­ti­gen einen Impuls, wei­te­re Anregungen und Fragen? Sprechen Sie mich an und schi­cken mir eine Nachricht …

Vielen Dank und herz­li­che Grüße
Tom Müller

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Weiterführende Links

Quellen

Bildnachweis

  • Szenenfoto aus Video Steife Brise & BlickWechsel​.TV: Meeting!
  • Bild von Gerd Altmann auf Pixabay
  • Bild von Free-Photos auf Pixabay
  • Bild von Ganossi auf Pixabay
  • Bild von Michal Jarmoluk auf Pixabay
  • Bild von Pete Linforth auf Pixabay
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