Zutaten zum Zaubertrank für Besprechungen mit Ergebnis

Wie kommt die Magie in Magic✯Meetings? Teil 1

Eine Besprechungsszene im Wald: Ein Mann steht vor einer Leinwand, drei andere Menschen sitzen am Besprechungstisch und hören dem ersten zu.

Das Video von Steife Brise, Company Companions und Blickwechsel TV zeigt wunderbar, wie Meetings häufig ablaufen. Darüber hinaus enthält es wertvolle Tipps, die das Fundament eines jeden guten Meetings bilden. Doch was ist eigentlich der Unterschied von gut organisierten und Magic✯Meetings? Worin steckt die Magie? Und was am allerwichtigsten ist: Was haben Mitarbeitende, Teams und Unternehmen davon?

Im Film finden Sie wertvolle Tipps, auf die ich hier eingehe. Dabei geht es weniger darum, wo ich derselben oder anderer Meinung bin. Wichtiger ist hier der Ausblick auf weitere, wertvolle Optionen. Hier finden Sie Impulse als Wegweiser zu Meetings mit leicht erzielten Ergebnissen und tragfähigen Beschlüssen.

Der Kampf gegen die Meeting-Manie

Im Film wird deutlich, wie Meetings ablaufen können. Ich wundere mich, wie akzeptiert die dort gezeigten Verhaltensweisen sind. Etwa, dass Zuspätkommer alle anderen aufhalten. Oder die offensichtliche Abwesenheit einzelner durch Ablenkung. Oder aber die stoische Haltung gegenüber zwanghaften Erklärungsschleifen – auch wenn niemand danach gefragt hat, und sie keine neuen Informationen bringen. Doch nun zu den Tipps:

Meetings vermeiden

Gesicht eines Mannes, der gelangweilt schaut.

Auch ich bin ein Gegner von Jour-fixen, Referatsrunden oder allen anderen periodisch stattfindenden Treffen, die ausschließlich der Informationsverteilung dienen, keine Neuigkeiten beinhalten, sondern nur der Statusabfrage dienen. Ich denke, diese Treffen gehören eliminiert – vielleicht gar alle, aus denen keinen Entscheidungen hervorgehen sollen.

Im Zeitalter digitaler Kommunikation können Informationen auf mannigfaltige Weise verteilt werden. Sie gehören allerdings auch so gut aufbereitet, dass sie auch gerne konsumiert werden. Operettenhafte Memos gehören ausdrücklich nicht dazu.

Wie wäre es, wenn alle für den Job notwendigen Informationen auf einen Blick und nahezu überall präsent wären – etwa in Management- und Informations-Cockpits oder Intranet-Seiten – wenn ein Blick pro Tag genügen würde, um up to date zu sein?

Meeting-Ziele formulieren

Mein erster Managementlehrer implantierte mir vor über dreißig Jahren den Satz: Wer fragt, der führt. Seither bin ich ein Anhänger der Vorgehensweise, die Ausrichtung auf Ziele in (offene) Fragen zu kleiden. Für mich ist die Fähigkeit, die richtigen Fragen stellen zu können, echtes Leadership – auch und gerade in Zeiten digitaler Kommunikation.

Oft glauben führende Menschen, sie müssten die besseren oder gar richtigen Antworten haben. Diese Haltung spiegelt sich häufig in Meetings wider. Ich glaube, dies ist ein echt leistungsfähiger Motivationskiller: alle wissen vorher, wie das Meeting hinterher ausgeht.

Was halten Sie davon, wenn Sie in ein Meeting kommen, um an der Fragestellung zu arbeiten: Wie können wir den Umsatzeinbruch von 12,25 % im Auftragseingang kompensieren – statt der Meeting-Agenda: Wie können wir in ihrer Abteilung 12,25 % einsparen? Würde Sie da nicht auch das Gefühl beschleichen, die Würfel seien längst gefallen?

Weniger Teilnehmende einladen

Hier bin ich zwiegespalten: zum einen ist Gruppenintelligenz eine enorme Wirkkraft für Kreativität, Tragfähigkeit und Motivation. Ich halte sie für die Gegenkraft zu Ansätzen, Methoden und Lösungen, die durch gleichbleibende Personen(gruppen) erarbeitet werden. Die Weisheit der Vielen beinhaltet viele verschiedene Sichtweisen heterogener Gruppen – ein enorm wertvolles Potenzial.

Oft genug erlebe ich, dass Personen behaupten, sie hätten zu dem Thema nichts beizutragen. Später brillieren dann genau diese mit wirksamen, wichtigen und unkonventionellen Ideen oder Einwänden, die den entscheidenden Fortschritt bringen.

Wie wäre es, wenn nur noch freiwillig Teilnehmende in Meetings oder Versammlungen säßen – diejenigen, die für das Thema wirklich Feuer und Flamme sind? Wer, wenn nicht die Betroffenen wissen, was geht und was nicht? Wie leicht würden beschlossene Maßnahmen umgesetzt, wenn Ideen gemeinsam erarbeitet und beschlossen worden wären?

Zeit beachten

Einhundert Prozent Zustimmung! Der Volksmund sagt: Pünktlichkeit ist eine Zier, doch weiter kommt man ohne ihr. Da steckt viel Tiefe drin.

Wenn ich selbst nicht pünktlich komme, erzeugt dies ein Bild in den Köpfen anderer. Etwa, wie ich mich organisiere; was ich von den anderen oder dem Thema halte; wie wichtig es mir ist, zusammen zu arbeiten oder zu partizipieren; wie sehr man auf mich zählen kann; wie verbindlich und zuverlässig ich bin.

Wie wäre es, wenn ich mir einmal bewusstmache, welches Bild ich in Teams oder beim Management abgeben möchte? Würde ich dann immer noch zu spät kommen? Oder möchte ich offen und klar zu meiner Autonomie, meiner Art, gar meinem Einzelkämpfertum stehen?

Und darüber hinaus: Wie wäre es, wenn jeder auf seine Redezeit achtet und sich mit maximal drei Minuten begnügt?

Klare Vereinbarungen treffen

Viele Gespräche mit meinen späteren Auftraggebern beginnen mit der Klage, dass Vereinbarungen nicht eingehalten und getroffene Beschlüsse nicht umgesetzt werden. Auch das ist eine Form von Nachhaltigkeit – nicht immer wieder und erneut in die gleichen Aufgabenstellungen investieren zu müssen.

Wie wäre es, wenn am Ende eines jeden Themas eine Tabelle im Memo stehen würde mit den Spaltentiteln hier?

  • Wer;
  • (macht) was;
  • bis wann;
  • gibt Rückmeldung an;
  • wird unterstützt durch.

Der entscheidende Unterschied

Nennen Sie es Delegieren einer Aufgabe, Verhandlung oder Partizipation: Mir geht es klar um Besprechungen mit Ergebnissen. Unter Ergebnissen verstehe ich Entscheidungen, Beschlüsse, Beschlussvorlagen oder wenigstens ein qualitatives Meinungsbild. Bei mir sind Sie richtig, wenn Sie ebensolche Versammlungen, Meetings und Besprechungen im Unternehmen verankern wollen.

Sie Ansatzpunkte sind vielfältig: als Anteil in einem kreativen Entwicklungsprozess für ein Produkt; bei einer Visions- & Strategieentwicklung; der Überarbeitung des Portfolios; in nahezu allen Treffen, in denen Probleme oder Konflikte bearbeitet werden sollen; in Verhandlungen, in den Details einer Zusammenarbeit oder der Unternehmensnachfolge festgezurrt werden sollen. In all diesen wichtigen und entscheidenden Zusammenkünften hilft Ihnen das Konzept, das ich Magic✯Meetings getauft habe.

Fragen Sie!

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Vielen Dank und herzliche Grüße
Tom Müller

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Weiterführende Links

Quellen

Bildnachweis

  • Szenenfoto aus Video Steife Brise & BlickWechsel.TV: Meeting!
  • Bild von Gerd Altmann auf Pixabay
  • Bild von Free-Photos auf Pixabay
  • Bild von Ganossi auf Pixabay
  • Bild von Michal Jarmoluk auf Pixabay
  • Bild von Pete Linforth auf Pixabay
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