Zutaten zum Zaubertrank für Besprechungen mit Ergebnis

Wie kommt die Magie in Magic✯Meetings? Teil 1

Eine Besprechungsszene im Wald: Ein Mann steht vor einer Leinwand, drei andere Menschen sitzen am Besprechungstisch und hören dem ersten zu.

Das Video von Stei­fe Bri­se, Com­pa­ny Com­pa­n­ions und Blick­wech­sel TV zeigt wun­der­bar, wie Mee­tings häu­fig ablau­fen. Dar­über hin­aus ent­hält es wert­vol­le Tipps, die das Fun­da­ment eines jeden guten Mee­tings bil­den. Doch was ist eigent­lich der Unter­schied von gut orga­ni­sier­ten und Magic✯Meetings? Wor­in steckt die Magie? Und was am aller­wich­tigs­ten ist: Was haben Mit­ar­bei­ten­de, Teams und Unter­neh­men davon?

Im Film fin­den Sie wert­vol­le Tipps, auf die ich hier ein­ge­he. Dabei geht es weni­ger dar­um, wo ich der­sel­ben oder ande­rer Mei­nung bin. Wich­ti­ger ist hier der Aus­blick auf wei­te­re, wert­vol­le Optio­nen. Hier fin­den Sie Impul­se als Weg­wei­ser zu Mee­tings mit leicht erziel­ten Ergeb­nis­sen und trag­fä­hi­gen Beschlüssen.

Der Kampf gegen die Meeting-Manie

Im Film wird deut­lich, wie Mee­tings ablau­fen kön­nen. Ich wun­de­re mich, wie akzep­tiert die dort gezeig­ten Ver­hal­tens­wei­sen sind. Etwa, dass Zuspät­kom­mer alle ande­ren auf­hal­ten. Oder die offen­sicht­li­che Abwe­sen­heit ein­zel­ner durch Ablen­kung. Oder aber die stoi­sche Hal­tung gegen­über zwang­haf­ten Erklä­rungs­schlei­fen – auch wenn nie­mand danach gefragt hat, und sie kei­ne neu­en Infor­ma­tio­nen brin­gen. Doch nun zu den Tipps:

Meetings vermeiden

Gesicht eines Mannes, der gelangweilt schaut.

Auch ich bin ein Geg­ner von Jour-fixen, Refe­rats­run­den oder allen ande­ren peri­odisch statt­fin­den­den Tref­fen, die aus­schließ­lich der Infor­ma­ti­ons­ver­tei­lung die­nen, kei­ne Neu­ig­kei­ten beinhal­ten, son­dern nur der Sta­tus­ab­fra­ge die­nen. Ich den­ke, die­se Tref­fen gehö­ren eli­mi­niert – viel­leicht gar alle, aus denen kei­nen Ent­schei­dun­gen her­vor­ge­hen sollen.

Im Zeit­al­ter digi­ta­ler Kom­mu­ni­ka­ti­on kön­nen Infor­ma­tio­nen auf man­nig­fal­ti­ge Wei­se ver­teilt wer­den. Sie gehö­ren aller­dings auch so gut auf­be­rei­tet, dass sie auch ger­ne kon­su­miert wer­den. Ope­ret­ten­haf­te Memos gehö­ren aus­drück­lich nicht dazu.

Wie wäre es, wenn alle für den Job not­wen­di­gen Infor­ma­tio­nen auf einen Blick und nahe­zu über­all prä­sent wären – etwa in Manage­ment- und Infor­ma­ti­ons-Cock­pits oder Intra­net-Sei­ten – wenn ein Blick pro Tag genü­gen wür­de, um up to date zu sein?

Meeting-Ziele formulieren

Mein ers­ter Manage­ment­leh­rer implan­tier­te mir vor über drei­ßig Jah­ren den Satz: Wer fragt, der führt. Seit­her bin ich ein Anhän­ger der Vor­ge­hens­wei­se, die Aus­rich­tung auf Zie­le in (offe­ne) Fra­gen zu klei­den. Für mich ist die Fähig­keit, die rich­ti­gen Fra­gen stel­len zu kön­nen, ech­tes Lea­ders­hip – auch und gera­de in Zei­ten digi­ta­ler Kommunikation.

Oft glau­ben füh­ren­de Men­schen, sie müss­ten die bes­se­ren oder gar rich­ti­gen Ant­wor­ten haben. Die­se Hal­tung spie­gelt sich häu­fig in Mee­tings wider. Ich glau­be, dies ist ein echt leis­tungs­fä­hi­ger Moti­va­ti­ons­kil­ler: alle wis­sen vor­her, wie das Mee­ting hin­ter­her ausgeht.

Was hal­ten Sie davon, wenn Sie in ein Mee­ting kom­men, um an der Fra­ge­stel­lung zu arbei­ten: Wie kön­nen wir den Umsatz­ein­bruch von 12,25 % im Auf­trags­ein­gang kom­pen­sie­ren – statt der Mee­ting-Agen­da: Wie kön­nen wir in ihrer Abtei­lung 12,25 % ein­spa­ren? Wür­de Sie da nicht auch das Gefühl beschlei­chen, die Wür­fel sei­en längst gefallen?

Weniger Teilnehmende einladen

Hier bin ich zwie­ge­spal­ten: zum einen ist Grup­pen­in­tel­li­genz eine enor­me Wirk­kraft für Krea­ti­vi­tät, Trag­fä­hig­keit und Moti­va­ti­on. Ich hal­te sie für die Gegen­kraft zu Ansät­zen, Metho­den und Lösun­gen, die durch gleich­blei­ben­de Personen(gruppen) erar­bei­tet wer­den. Die Weis­heit der Vie­len beinhal­tet vie­le ver­schie­de­ne Sicht­wei­sen hete­ro­ge­ner Grup­pen – ein enorm wert­vol­les Potenzial.

Oft genug erle­be ich, dass Per­so­nen behaup­ten, sie hät­ten zu dem The­ma nichts bei­zu­tra­gen. Spä­ter bril­lie­ren dann genau die­se mit wirk­sa­men, wich­ti­gen und unkon­ven­tio­nel­len Ideen oder Ein­wän­den, die den ent­schei­den­den Fort­schritt bringen.

Wie wäre es, wenn nur noch frei­wil­lig Teil­neh­men­de in Mee­tings oder Ver­samm­lun­gen säßen – die­je­ni­gen, die für das The­ma wirk­lich Feu­er und Flam­me sind? Wer, wenn nicht die Betrof­fe­nen wis­sen, was geht und was nicht? Wie leicht wür­den beschlos­se­ne Maß­nah­men umge­setzt, wenn Ideen gemein­sam erar­bei­tet und beschlos­sen wor­den wären?

Zeit beachten

Ein­hun­dert Pro­zent Zustim­mung! Der Volks­mund sagt: Pünkt­lich­keit ist eine Zier, doch wei­ter kommt man ohne ihr. Da steckt viel Tie­fe drin.

Wenn ich selbst nicht pünkt­lich kom­me, erzeugt dies ein Bild in den Köp­fen ande­rer. Etwa, wie ich mich orga­ni­sie­re; was ich von den ande­ren oder dem The­ma hal­te; wie wich­tig es mir ist, zusam­men zu arbei­ten oder zu par­ti­zi­pie­ren; wie sehr man auf mich zäh­len kann; wie ver­bind­lich und zuver­läs­sig ich bin.

Wie wäre es, wenn ich mir ein­mal bewusst­ma­che, wel­ches Bild ich in Teams oder beim Manage­ment abge­ben möch­te? Wür­de ich dann immer noch zu spät kom­men? Oder möch­te ich offen und klar zu mei­ner Auto­no­mie, mei­ner Art, gar mei­nem Ein­zel­kämp­fer­tum stehen?

Und dar­über hin­aus: Wie wäre es, wenn jeder auf sei­ne Rede­zeit ach­tet und sich mit maxi­mal drei Minu­ten begnügt?

Klare Vereinbarungen treffen

Vie­le Gesprä­che mit mei­nen spä­te­ren Auf­trag­ge­bern begin­nen mit der Kla­ge, dass Ver­ein­ba­run­gen nicht ein­ge­hal­ten und getrof­fe­ne Beschlüs­se nicht umge­setzt wer­den. Auch das ist eine Form von Nach­hal­tig­keit – nicht immer wie­der und erneut in die glei­chen Auf­ga­ben­stel­lun­gen inves­tie­ren zu müssen.

Wie wäre es, wenn am Ende eines jeden The­mas eine Tabel­le im Memo ste­hen wür­de mit den Spal­ten­ti­teln hier?

  • Wer;
  • (macht) was;
  • bis wann;
  • gibt Rück­mel­dung an;
  • wird unter­stützt durch.

Der entscheidende Unterschied

Nen­nen Sie es Dele­gie­ren einer Auf­ga­be, Ver­hand­lung oder Par­ti­zi­pa­ti­on: Mir geht es klar um Bespre­chun­gen mit Ergeb­nis­sen. Unter Ergeb­nis­sen ver­ste­he ich Ent­schei­dun­gen, Beschlüs­se, Beschluss­vor­la­gen oder wenigs­tens ein qua­li­ta­ti­ves Mei­nungs­bild. Bei mir sind Sie rich­tig, wenn Sie eben­sol­che Ver­samm­lun­gen, Mee­tings und Bespre­chun­gen im Unter­neh­men ver­an­kern wollen.

Sie Ansatz­punk­te sind viel­fäl­tig: als Anteil in einem krea­ti­ven Ent­wick­lungs­pro­zess für ein Pro­dukt; bei einer Visi­ons- & Stra­te­gie­ent­wick­lung; der Über­ar­bei­tung des Port­fo­li­os; in nahe­zu allen Tref­fen, in denen Pro­ble­me oder Kon­flik­te bear­bei­tet wer­den sol­len; in Ver­hand­lun­gen, in den Details einer Zusam­men­ar­beit oder der Unter­neh­mens­nach­fol­ge fest­ge­zurrt wer­den sol­len. In all die­sen wich­ti­gen und ent­schei­den­den Zusam­men­künf­ten hilft Ihnen das Kon­zept, das ich Magic✯Meetings getauft habe.

Fragen Sie!

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Vie­len Dank und herz­li­che Grüße
Tom Müller

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Weiterführende Links

Quellen

Bildnachweis

  • Sze­nen­fo­to aus Video Stei­fe Bri­se & Blick​Wech​sel​.TV: Meeting!
  • Bild von Gerd Alt­mann auf Pixabay
  • Bild von Free-Pho­tos auf Pixabay
  • Bild von Ganos­si auf Pixabay
  • Bild von Michal Jar­mo­luk auf Pixabay
  • Bild von Pete Lin­forth auf Pixabay
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